La matriz de Eisenhower

Gestionar el tiempo de manera eficiente puede ser complicado. Se nos llena la bandeja del correo, los proyectos, las tareas a realizar, los recados …

Si eres de las personas que tienen listas de cosas pendientes sobrecargadas y te cuesta priorizar, esta entrada te puede venir muy bien.

En esikigai hemos hablado de métodos para gestionar el tiempo como el método pomodoro, GTD, y hoy os hablamos de …

La matriz de Eisenhower, también conocida como la matriz urgente/importante.

Es una herramienta de gestión del tiempo para distinguir las tareas que deben resolverse lo más pronto posible y las que pueden posponerse, delegarse a otro responsable o, incluso, eliminarse de la lista de pendientes. Su finalidad es jerarquizar la carga de trabajo.

Su nombre viene de Dwight D. Eisenhower, un general del ejército y el 34º presidente de los Estados Unidos. Se conoció a Eisenhower por sus increíbles niveles de productividad. Dwight tuvo que enfrentarse a una gran cantidad de decisiones difíciles y tareas que tenía que delegar.

Stephen Covey en su libro “los 7 hábitos de la gente altamente efectiva” recopiló las ideas de Eisenhower en una herramienta para priorización de tareas.

Como funciona

Se representa mediante cuatro cuadrantes que servirán para separar tu lista de actividades y poder visualizar la urgencia de cada una de las tareas.

Por un lado tenemos tareas urgentes y no urgentes, por otro lado importantes y no importantes. Veamos el cuadrante:

Cuadrante 1

Importantes y urgentes. Máxima prioridad. Estas son las tareas para «hacer primero», que son esenciales y deben abordarse lo antes posible.

Consejo: Empieza con la más difícil.

Cuadrante 2

Importantes, pero no urgentes. Tareas para programar para más adelante. Metas a largo plazo, no tienen fecha de vencimiento explícita.

Cuadrante 3

Urgentes, pero no importantes. Tareas para delegar a otra persona o programar para después.

Cuadrante 4

No importantes y no urgentes.  Son las que deberías dejar de lado y eliminar.

Ventajas

Es un sistema simple que se puede aprender en muy poco tiempo. Tampoco demanda mucho tiempo elaborar la matriz o ajustarla día a día.

Es muy eficaz, todas las tareas se pueden valorar según sus cuatro cuadrantes.
Podrás mejorar la administración del tiempo.

Esta caja te ayudará a visualizar tus tareas con el contexto de la importancia y la urgencia. Eliminarás tareas superfluas. Reducirás la cantidad de días que te quedas a última hora sin tener las tareas importantes terminadas.

Inconvenientes

Dificultad para determinar la importancia de una tarea con precisión. Si una tarea se califica como no importante cuando sí lo es, puede acabar en manos de una persona poco indicada para realizarla y tener consecuencias.

No siempre es posible realizar las urgentes inmediatamente por diferentes factores (burocracia, regulaciones externas, falta de conocimiento, …)

Conclusiones

Esta matriz puede ser un buen punto de partida para la administración de trabajos y proyectos.

En mi opinión, la matriz de Eisenhower no es recomendable utilizarla para decidir qué hacer en cada momento. Si quieres dar un paso más descubre la gestión de actividades Getting Things Done (GTD), es un método de gestión de las actividades y el título de un libro de David Allen que en español se ha titulado ‘Organízate con eficacia’. Es una gestión más completa y te hará ser más productivo

El problema con la productividad muchas veces no es la prioridad de tareas.
Planificar para ser eficientes me parece algo muy importante, pero también quiero recordar que hay otros aspectos que nos hacen ser muy poco productivos, como son:

1. No gestionar bien las emociones.

2. La distracción (esto lo hablaremos en otra entrada).

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